De kijk op werkwijzen: van skippen tot niet te missen


De coronatijd heeft grote invloed op de manier waarop we werken. Maar wat speelt er in de omgeving van medewerkers sinds de coronacrisis? Wat zijn hun ervaringen met op afstand werken, zoals met het het scheiden van werk- en privétijd en het onderling samenwerken? En welk beleid willen organisaties voor de langere termijn gaan voeren?


Routines van de baan

Door de coronamaatregelen is thuiswerken voor veel medewerkers de dagelijkse praktijk. Mensen met vitale of contactberoepen hebben te maken met aangepaste werkwijzen en beperkingen op de werkvloer. Collega’s zien elkaar minder in levende lijve. Daarnaast denk ik aan de mensen die (bijna) geen werk hebben of medewerkers die ook op niet-werkdagen benaderd worden door collega’s.

Bij organisaties zorgen de maatregelen voor een uitdagende situatie om de bedrijfsvoering draaiende te houden en een effectieve werksetting te realiseren. Om zo goed mogelijk te blijven functioneren in deze crisis worden oorspronkelijke manieren van werken tegen het licht gehouden en nieuwe manieren van werken doemen razendsnel op.

Het inrichten van een ergonomische thuiswerkplek is één ding. Maar dat zegt nog niets over wat bijvoorbeeld ‘de hele dag achter een scherm vergaderen’ of het vervagen van de grenzen tussen werk en privé doet met mensen. Het maakt me nieuwsgierig welke inzichten, behoeften, ideeën en verwachtingen dit organisaties, teams, medewerkers en klanten hebben opgeleverd. Hoe verliep de afgelopen periode, hoe gaat het nu en wat zijn de verwachtingen met het oog op de toekomst? Welke andere of nieuwe manieren van werken willen en kunnen ze behouden en waarom? Denk aan (vaker) een online consult uitvoeren, online vergaderen of thuiswerken. Tegelijkertijd, welke routines pikken ze, zodra het kan en mag, het liefste weer op en waar ligt dit dan aan?


Bij thuiswerken valt onder meer de reistijd weg en medewerkers hebben meer vrijheid om hun tijd in te delen. Thuiswerken kan voor medewerkers ook een hogere werkdruk opleveren en het gemis betekenen van fysiek en sociaal contact met collega’s. Even bij collega’s langslopen om snel zaken af te stemmen is er niet bij, net als het spontane trefmomentje bij de koffieautomaat. Een virtuele meeting is snel opgetuigd, toch kunnen betrokkenen zich ook beperkt voelen om bepaalde zaken online te delen of missen ze wat een collega nu precies bedoelt.


Gespreksstof over de effecten van werkwijzen

Wat mij sterk interesseert is de interactie en support, die in al zijn facetten, schuilgaat achter deze processen van organisatieverandering. Organisaties en medewerkers hebben kunnen ervaren dat de effectiviteit van bijvoorbeeld thuiswerken van veel verschillende factoren afhankelijk is.

Deze periode brengt een schat aan ervaringen en belevingen over hoe zinvol en nuttig processen, structuren en werkwijzen zijn waaraan organisaties, teams en medewerkers hebben vastgehouden of juist niet. Wat speelt er in de werkomgeving? Wat willen en kunnen we skippen in werkprocessen? Wat betekent een andere werkwijze voor de klant/de cliënt, het eigen werk, voor het team? Wat helpt ons om werkprocessen makkelijker te laten verlopen?

Genoeg gespreksstof naar aanleiding van de coronacrisis lijkt me, zoals ruimte en aandacht voor de vraag welke concrete effecten medewerkers zien of merken van nieuwe, andere manieren van (samen)werken. Werkwijzen die voor de coronacrisis misschien (nog) niet bespreekbaar waren, werden geïntroduceerd. Tegelijkertijd moesten sommige vaste routines of gewoonten losgelaten worden. Deze veranderingen openen ook het gesprek over welke support nodig is of verwacht wordt om bepaalde werkwijzen voort te kunnen zetten, bij te stellen of (straks) weer terug te pakken. De maatregelen die nu gelden zullen voorlopig nog van kracht blijven en hun weerslag blijven houden op de manier waarop we werken.


Interactie van motivatie, capaciteit en gelegenheid

Het Triade-model van Poiesz kan helpen om, aan de hand van drie factoren die ons gedrag aandrijven, te voorspellen of nieuwe manieren van werken een blijvertje zijn. Wat zorgt ervoor dat medewerkers gemotiveerd zijn om volgens de nieuwe standaard te werken? Welke capaciteiten (bijvoorbeeld kennis, vaardigheden, hulpmiddelen) hebben zij nodig? En welke ondersteuning?


Wat we halen uit deze unieke ervaring

De aanleiding is misschien wrang, maar de coronatijd dwingt ons – en spoort ons aan – om als organisatie, team en professional de effecten van andere manieren van werken en pre-corona gewoontes te (her)ontdekken en te bespreken. Manieren van werken, organiseren en omgang met elkaar (en wat ze teweegbrengen) vormen het aangrijpingspunt om van ‘tijdelijke’ veranderingen toe te werken naar veranderingen voor de langere termijn.

Wat deze uitdaging zo bijzonder maakt? De kans om de betrokkenen en hun ervaringen centraal te stellen, ligt voor het grijpen. Hiermee hangt samen dat je als organisatie te weten komt waarom mensen nieuwe standaarden (zoals thuiswerken) omarmen, wat ze juist missen (zoals het contact met collega’s). Organisaties kunnen ook terugkijken op de belemmeringen en bezwaren die veranderingen voor de crisis tegenhielden. Ze vielen weg toen een groot deel van de werknemers door de vergaande coronamaatregelen half maart plotseling wel anders móest gaan werken. Deze unieke situatie laat ons ervaren wat we eerst niet voor mogelijk hielden, maar wat het nu wel heeft gebracht. De dillema’s of tekortkomingen die met de veranderingen gepaard gaan horen hier ook bij, zoals hoe je invulling geeft aan het online onboarden van nieuwe medewerkers.

Boost voor slim werken

Wat deze uitzonderlijke tijd teweegbrengt kun je zien als een ware boost voor de lerende organisatie. Samen met betrokkenen ontdek je (opnieuw) welke mix van werkwijzen en gedragingen er nu precies bijdraagt aan een effectieve, veilige en plezierige werkomgeving. Daarnaast concretiseer je welke motivatie, capaciteiten en vooral de benodigde support hieraan ten grondslag ligt. Te denken valt aan medewerkers die duidelijk grenzen stellen tussen werk- en privétijd en hoe leidinggevenden en HR zo goed mogelijk kunnen anticiperen op signalen uit het team en de organisatie. Ook kunnen werkgevers ervoor kiezen meer in te zetten op e-learning in plaats van face-to-face opleidingen. Daarnaast lijkt het erop dat het hybride werken – waarbij medewerkers het werken op kantoor en thuis combineren – definitief is doorgebroken in sectoren en functies waar relatief veel kantoorwerkzaamheden worden uitgevoerd.

Bron afbeelding: unie.nl