Thuiswerken is nog altijd het devies, maar de regels zijn inmiddels wel versoepeld: werknemers moeten thuiswerken als dat kan, maar naar kantoor gaan wanneer dat nodig is. Organisaties besluiten om voorzichtig op te starten. Medewerkers kunnen weer langzaamaan gaan wennen aan het kantoorleven, na meer dan 15 maanden (grotendeels) thuiswerken.
De coronacrisis heeft blijvend veel veranderd en de traditionele rol van kantoor als vaste werkplek lijkt uitgespeeld. Naar verwachting zullen veel organisaties hun medewerkers structureel gedeeltelijk thuis laten werken. Deze verandering vraagt om beslissingen en afspraken over thuiswerken en aanpassingen in de werkomgeving. Hoe kom je binnen je organisatie en teams tot duidelijke afspraken over wie wanneer en waarvoor op kantoor (samen)komt? Hoe check je dat medewerkers een thuiswerkplek hebben die aan de ergonomische richtlijnen voldoet? En wat is er nodig is om veilig datagebruik en gebruiksgemak bij digitaal werken op orde te krijgen en te houden? Kortom, hoe gaat de werkgever het thuiswerken structureel zó faciliteren, dat wordt voldaan aan de zorgplicht en de support goed geregeld is?
Afwisselend naar kantoor en thuiswerken heeft de voorkeur
Volgens werkgeversverenigingen Algemene Werkgeversvereniging Nederland (AWVN) en MKB Nederland willen werkgevers het structureel gedeeltelijk thuiswerken blijven faciliteren. Eerder dit jaar bleek uit een peiling onder AWVN-leden dat 60 procent van de organisaties het prima vindt als personeel twee dagen per week thuiswerkt. Veel organisaties voeren een flexibel thuiswerkbeleid in nu werknemers er door de coronacrisis aan gewend zijn geraakt om niet elke dag naar kantoor te gaan.
De AWVN meldde afgelopen zomer dat in bijna 30 procent van de cao-akkoorden in 2021 een afspraak is gemaakt over thuiswerken. Dat kan een afspraak zijn over structureel thuiswerken, het loslaten van de vaste werktijden of de thuiswerkvergoeding. Ook zijn er cao-akkoorden waarin afspraken staan over (on)bereikbaarheid die ervoor moeten zorgen dat een vagere grens tussen werk en privé niet leidt tot overbelaste medewerkers.
Uit onderzoek van onderzoeksbureau Effectory blijkt dat voor ruim driekwart (77%) van werkend Nederland het thuiskantoor tijdens de coronapandemie de uitvalsbasis was. 76% wil ook ná de coronacrisis deels thuis blijven werken, in een zogenaamd hybride werkmodel.
Onderzoek van de werknemersvereniging FNV, waaraan 5.300 mensen uit de financiële sector, de zakelijke dienstverlening en (gemeentelijke) overheden deelnamen, laat ook zien dat het merendeel van de leden thuiswerken en het werken op kantoor zou willen blijven combineren. Slechts 10% wil helemaal terug naar kantoor, 20% wil alleen nog maar thuiswerken en 70% wil afwisseling tussen thuis en op kantoor.
Hybride werken: de werkplek kiezen die het beste past bij de geplande activiteit
De term hybride werken valt veelvuldig, maar dat de betekenis die mensen eraan geven ervan verschilt. Hybride werken omvat meer dan vaak gedacht of uitgelegd wordt; het organiseren van hybride werken betekent meer dan alleen kiezen tussen kantoor en thuis. Hybride werken is een vorm van tijd- en plaatsonafhankelijk werken, waarbij iemand de werkplek laat afhangen van de geplande activiteiten. Dit kan inhouden dat een werknemer deels thuiswerkt en deels op kantoor, maar dit hoeft niet. Het kan ook betekenen dat een medewerker met collega’s op een locatie afspreekt die voor iedereen makkelijk bereikbaar is. De taak bepaalt dus de locatie. Hybride werken kan in de praktijk betekenen dat medewerkers vanaf verschillende locaties (samen)werken en verschillende werktijden aanhouden.
Onderlinge afspraken maken over thuiswerken of hybride werken
De vraag is hoeveel flexibiliteit medewerkers hebben (of niet) bij het kiezen voor waar en hoe zij werken. Hoe ver reikt de keuzevrijheid van medewerkers over de werkplek? en welke afspraken over tijd- en plaatsonafhankelijk werken worden gemaakt.
Het bepalen van beleid en het faciliteren van hybride werken vraagt dan ook om tal van beslissingen, afspraken en aanpassingen in de werkomgeving. Hierbij komen verschillende onderwerpen en praktijksituaties aan bod die inspelen op kwaliteit, arbeidsvoorwaarden, coördinatie, communicatie, autonomie, vertrouwen en sociale interactie. Voorbeelden zijn de inrichting van het kantoor (ontmoetingsruimtes, plaatsen om samen te werken en individuele werkplekken), de thuiswerkvergoeding, duidelijkheid over beschikbaarheid en bereikbaarheid van medewerkers en voorwaarden voor veilig datagebruik op locatie.
Het begint bij een inventarisatie van functies die geschikt zijn voor thuiswerken en af te stemmen welke activiteiten medewerkers thuis of op kantoor doen. Vervolgens is het verstandig om dit duidelijk vast te leggen, zodat er geen misverstanden ontstaan. Zo kan het zijn dat strikte afspraken worden gemaakt over wanneer de werknemer op kantoor wordt verwacht en wanneer de medewerker thuis mag werken. In andere gevallen wordt dit losgelaten en is de werknemer niet langer plaats- en/of tijdgebonden. Wie vanuit huis werkt, houdt misschien andere werktijden aan dan op kantoor. Daarom is het goed om vooraf af te spreken wanneer werknemers bereikbaar zijn voor collega’s en externen en voor welke werkzaamheden je als team fysiek bij elkaar komt.
Arboproof werken: doelvoorschriften als uitgangspunt
Als werkgever ben je verplicht ervoor te zorgen dat ook de thuiswerkplek een veilige manier van werken mogelijk maakt. Dit is niet alleen van belang om ziekteverzuim te voorkomen, maar ook dat de werkgever aansprakelijk kan worden gesteld als een werknemer kampt met werkgerelateerde klachten.
De Arbowet verplicht werkgevers om twee belangrijke regels in acht te nemen als medewerkers vanuit huis werken: zorgen voor een ergonomisch ingerichte werkplek en beleid voeren dat erop is gericht om psychosociale arbeidsbelasting te voorkomen of te beperken als dit een risico vormt binnen de organisatie.
Beleid over hybride werken of thuiswerken met daarin regels, afspraken, instructies en checklists zijn onontbeerlijk. Hierbij gaat het om:
- het inrichten van de ergonomische werkplek met de juiste arbeidsmiddelen (zoals een ergonomisch(e) stoel, bureau en/of toetsenbord;
- het geven van instructies over een juiste werkhouding (denk aan een juiste bureauhoogte en goede instelling van een bureaustoel);
- het voeren van de arbeids- en rusttijdenregistratie (binnen de kaders van de Arbeidstijdenwet);
- het nagaan of werknemers zich houden aan de gegeven instructies en afspraken en de arbeidsmiddelen op een juiste wijze gebruiken.
Ook vormt hybride werken of structureel gedeeltelijk thuiswerken aanleiding om de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) aan te passen en te actualiseren op de onderwerpen psychosociale belasting en lichamelijke belasting, zoals werkdruk of nekklachten. In de RI&E moeten de arbeidsrisico’s van thuiswerken worden opgenomen met daarin een plan van aanpak om deze risico’s te beheersen.
De arboverplichtingen zijn te overzien en bovendien zijn ze in algemene termen (doelvoorschriften) en bepalingen omschreven. Dit geeft werkgevers en werknemers de ruimte om tot een eigen invulling van afspraken en maatregelen te komen zolang ze voldoen aan de doelvoorschriften van de Arbowet. Bovendien is er meer te winnen als je verder kijkt dan alleen de verplichtingen waar je aan moet voldoen of zaken die eventueel mis kunnen gaan door bij stakeholders na te gaan wat zij belangrijk vinden. Het uitgangspunt is niet alleen wat geregeld moet worden, maar ook in kaart te brengen wat stakeholders belangrijk vinden als om thuiswerken gaat en hoe de organisatie dit tot stand kan brengen.
AWVN: Natuurlijk bieden regels altijd ruimte voor verschillende interpretaties. Wanneer geeft een werkgever voldoende instructies? En wat betekent een werkplek zoveel mogelijk ergonomisch inrichten? Niet alles kan in de wet worden vastgelegd, want elke situatie is anders. Waar het om gaat is dat werkgever en werknemer van plan zijn zich op te stellen als een goed werkgever en werknemer, waarbij ze vooral samen vooraf goede afspraken maken over waar en wanneer er wordt gewerkt en wat de één van de ander mag verwachten. Ook op arbogebied.
Preventie
Werkgevers zijn dus verplicht om zowel de fysieke als mentale risico’s die gepaard gaan met thuiswerken te inventariseren, hier actief beleid tegen te voeren en medewerkers te instrueren. Ook van werknemers wordt verwacht dat zij zich actief opstellen als het om veilig en gezond werken gaat en verantwoordelijkheid te nemen voor hun (duurzame) inzetbaarheid. Het arbeidsomstandighedenspreekuur bij de arboarts (ook wel open spreekuur of preventief spreekuur genoemd) kan hierbij helpen.
Het arbeidsomstandighedenspreekuur heeft als doel om klachten en verzuim van medewerkers te voorkomen (preventie). Zonder dat ze ziek zijn, kunnen werknemers vragen stellen en adviezen vragen over veiligheid, gezondheid en welzijn in relatie tot het werk en de arbeidsomstandigheden, bijvoorbeeld over de balans tussen werk en privé. Het spreekuur geeft de arboarts de mogelijkheid om medewerkers in een vroeg stadium te adviseren, bijvoorbeeld als een medewerker beginnende klachten heeft. Ook kan het arbeidsomstandighedenspreekuur helpen arbeidsrisico’s op het spoor te komen die misschien nog niet onderkend zijn. Arboartsen kunnen bijvoorbeeld een patroon herkennen in de signalen die hen via dit spreekuur vanuit een bepaalde afdeling bereiken.
Werknemers kunnen op eigen initiatief, kosteloos en anoniem gebruikmaken van het arbeidsomstandighedenspreekuur. De werkgever heeft vanuit de Arbowet de verplichting om werknemers over de mogelijkheid van dit spreekuur te informeren.
Het gesprek en de samenwerking aangaan
Het lijkt een logische interventie, maar het gebeurt in de praktijk misschien toch te weinig: als leidinggevende het gesprek aanknopen met je teamlid om in contact te blijven en te horen over hoe je medewerker in het werk staat. In de breedste zin van het woord. Is de hoeveelheid werk behapbaar of wat vindt een nieuwe medewerker van de opvang en begeleiding tijdens het inwerken? Leidinggevenden zijn hierin de voorbeeldmakers. Zij nemen initiatief voor een gesprek, creëren een veilige sfeer en hebben oprechte aandacht voor hoe het met de medewerker gaat.
Leidinggevenden kunnen ook het voortouw nemen door in fysieke plenaire bijeenkomsten (zoals het werkoverleg) manieren van (samen)werken en de arbeidsomstandigheden onderwerp van gesprek te maken. Zo kun je nagaan welke behoeften er zijn onder teamleden. Ook maken ze duidelijk wat medewerkers zelf moeten doen (zoals het opvolgen van instructies) en koppelen terug wat er met hun feedback gebeurt. Het mooiste is natuurlijk als deze gesprekken plaatsvinden in een open sfeer, waarin medewerkers zich veilig en vrij voelen om ervaringen uit te wisselen, knelpunten te bespreken en meningen te uiten over wat in hun ogen beter of anders kan.
Het faciliteren van de digitale werkomgeving en het zorgdragen voor goede arbeidsomstandigheden vergt afstemming en samenwerking met collega’s vanuit meerdere disciplines en afdelingen, zoals HR en IT, management, directie, personeelsvertegenwoordiging of OR). Wat vinden zij belangrijk? Waar ligt de nadruk in het beleid en wat heeft de voornaamste prioriteit? Ook moet je afspreken wie waarvoor verantwoordelijk is; wie doet wat? Daar stel je je thuiswerkbeleid en arbobeleid op af. De preventiemedewerker speelt hierbij een belangrijke rol, als vast aanspreekpunt over arbeidsomstandigheden en als aanjager van gezond en veilig werken op kantoor, thuis en op locatie.
Bronnen: AWVN, FNV, Trouw, pwnet, hrpraktijk, Inspectie SZW, arboportaal, tbtech (afbeelding)
